Ngành xây dựng Việt Nam đang bước vào giai đoạn triển khai đồng thời nhiều dự án hạ tầng, công nghiệp, đô thị và bất động sản có quy mô ngày càng lớn. Cùng với cơ hội tăng trưởng, hoạt động quản lý dự án phải đối mặt với áp lực cao hơn về tiến độ, ngân sách, chất lượng, pháp lý và khả năng phối hợp giữa các bên.
Trong quý I/2025, giá trị tăng thêm của ngành xây dựng tăng 7,99% so với cùng kỳ năm trước. Động lực tăng trưởng đến từ việc đẩy mạnh đầu tư công, triển khai các công trình hạ tầng và từng bước tháo gỡ vướng mắc về chính sách.
Tuy nhiên, số lượng dự án tăng không đồng nghĩa với hiệu quả đầu tư được bảo đảm. Thực tế cho thấy nhiều dự án vẫn phải điều chỉnh tổng mức đầu tư, kéo dài thời gian thực hiện hoặc phát sinh tranh chấp do công tác chuẩn bị, kiểm soát và phối hợp chưa theo kịp mức độ phức tạp của dự án.
Bức tranh quản lý dự án xây dựng ở thời điểm hiện tại
Hoạt động quản lý dự án xây dựng hiện nay có thể được nhìn nhận qua hai mặt.
Một mặt, năng lực tổ chức dự án đã có nhiều cải thiện. Chủ đầu tư và nhà thầu quan tâm hơn đến kế hoạch tiến độ, quản lý an toàn, hồ sơ chất lượng và ứng dụng công nghệ. Các công cụ như BIM, phần mềm quản lý tiến độ, hệ thống lưu trữ hồ sơ trực tuyến và báo cáo dữ liệu đang được sử dụng rộng hơn.
Mặt khác, khoảng cách giữa quy trình được xây dựng trên giấy và khả năng thực thi tại công trường vẫn còn đáng kể. Bộ Xây dựng đã chỉ ra nhiều tồn tại như lựa chọn quy mô đầu tư chưa sát thực tế, khảo sát và thiết kế chưa đầy đủ, giải phóng mặt bằng chậm, thiếu vật liệu, năng lực nhà thầu hạn chế, chậm xử lý nhà thầu yếu, tồn tại về chất lượng và kéo dài công tác thanh quyết toán.
Đây không chỉ là vấn đề của từng nhà thầu hoặc từng công trường. Phần lớn hạn chế xuất phát từ hệ thống quản trị dự án chưa được thiết kế xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến vận hành công trình.
Những vấn đề nổi bật cần được kiểm soát
1. Tiến độ thiếu cơ sở và khó cập nhật theo thực tế
Một số dự án lập tiến độ chủ yếu để đáp ứng yêu cầu hồ sơ, trong khi chưa phân tích đầy đủ nguồn lực, mặt bằng, thủ tục, khả năng cung ứng vật liệu và mối quan hệ giữa các gói thầu.
Khi một công việc quan trọng bị chậm, kế hoạch tổng thể không được cập nhật kịp thời. Các bên tiếp tục sử dụng mốc tiến độ cũ, dẫn đến báo cáo không phản ánh đúng tình trạng dự án.
Những nguyên nhân thường gặp gồm:
- Mặt bằng không được bàn giao đúng kế hoạch.
- Hồ sơ thiết kế phải chỉnh sửa trong quá trình thi công.
- Phê duyệt vật liệu, bản vẽ hoặc biện pháp thi công kéo dài.
- Nguồn nhân lực và thiết bị của nhà thầu không đáp ứng tiến độ.
- Công việc giữa các nhà thầu thiếu đầu mối điều phối.
- Chủ đầu tư chậm đưa ra quyết định đối với vấn đề phát sinh.
Quản lý tiến độ hiệu quả vì vậy không dừng ở việc theo dõi tỷ lệ hoàn thành. Dự án cần xác định đường găng, các mốc kiểm soát, điều kiện tiên quyết và người chịu trách nhiệm cho từng quyết định.
2. Chi phí biến động và chưa được dự báo đầy đủ
Kiểm soát chi phí đang trở thành một trong những thách thức lớn nhất của dự án xây dựng. Giá vật liệu, nhân công, thiết bị, vận chuyển và điều kiện thi công có thể thay đổi đáng kể trong suốt thời gian triển khai.
Trong năm 2025, Chính phủ đã yêu cầu tăng cường quản lý và bình ổn giá vật liệu xây dựng trong bối cảnh nhiều dự án hạ tầng trọng điểm được triển khai đồng thời.
Tại nhiều dự án, chi phí chỉ được cập nhật sau khi phát sinh thay vì được dự báo từ sớm. Khi đó, chủ đầu tư thường phải xử lý trong tình thế bị động thông qua điều chỉnh thiết kế, bổ sung ngân sách hoặc kéo dài thời gian thực hiện.
Bộ Xây dựng cũng đánh giá rằng một số dự án lớn vẫn xảy ra tình trạng chậm tiến độ, điều chỉnh tổng mức đầu tư nhiều lần và phát sinh chi phí, mặc dù hệ thống quy định đã tương đối đầy đủ.
Một hệ thống kiểm soát chi phí phù hợp cần theo dõi đồng thời:
- Giá trị ngân sách được phê duyệt.
- Giá trị hợp đồng đã cam kết.
- Khối lượng đã thực hiện và được nghiệm thu.
- Chi phí đã thanh toán.
- Chi phí dự kiến để hoàn thành phần việc còn lại.
- Dự phòng cho các rủi ro đã xác định.
- Giá trị thay đổi và yêu cầu phát sinh đang chờ phê duyệt.
Nếu chỉ so sánh số tiền đã thanh toán với tổng ngân sách, chủ đầu tư có thể không phát hiện sớm nguy cơ vượt chi phí.
3. Chất lượng phụ thuộc nhiều vào khâu xử lý sự cố
Không ít dự án vẫn tập trung vào nghiệm thu sản phẩm cuối cùng thay vì kiểm soát chất lượng ngay từ đầu vào.
Trong khi đó, chất lượng công trình được hình thành qua toàn bộ chuỗi hoạt động: khảo sát, thiết kế, lựa chọn vật liệu, phê duyệt mẫu, lập biện pháp thi công, kiểm tra công việc, nghiệm thu và quản lý hồ sơ.
Một sai sót nhỏ trong thiết kế hoặc lựa chọn vật liệu có thể dẫn đến việc tháo dỡ, thi công lại và ảnh hưởng đến nhiều hạng mục liên quan. Chi phí sửa lỗi thường cao hơn đáng kể so với chi phí phòng ngừa.
Để chuyển từ xử lý sự cố sang phòng ngừa, dự án cần:
- Quy định rõ tiêu chí nghiệm thu trước khi triển khai.
- Kiểm tra năng lực nhà cung cấp và nguồn vật liệu.
- Thực hiện mẫu chuẩn đối với các hạng mục hoàn thiện.
- Quản lý điểm dừng kỹ thuật và công việc bị che khuất.
- Theo dõi nguyên nhân gốc của lỗi lặp lại.
- Liên kết hồ sơ chất lượng với tiến độ và thanh toán.
4. Phối hợp giữa các bên còn phân tán
Một dự án xây dựng thường có sự tham gia của chủ đầu tư, đơn vị quản lý dự án, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, tổng thầu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp và cơ quan quản lý.
Khi mỗi đơn vị sử dụng một hệ thống hồ sơ và cách báo cáo khác nhau, thông tin dễ bị phân tán. Một quyết định có thể được trao đổi qua cuộc họp, điện thoại, tin nhắn và email nhưng không được cập nhật vào hồ sơ kiểm soát chính thức.
Hệ quả là:
- Không xác định được phiên bản hồ sơ đang có hiệu lực.
- Chậm phản hồi yêu cầu kỹ thuật.
- Trùng lặp hoặc bỏ sót phạm vi công việc.
- Khó truy xuất người phê duyệt và thời điểm phê duyệt.
- Phát sinh tranh chấp khi thanh toán hoặc quyết toán.
Vấn đề cốt lõi không phải là dự án thiếu dữ liệu, mà là dữ liệu chưa được chuẩn hóa thành thông tin phục vụ quyết định.
5. Quản trị rủi ro chưa trở thành hoạt động thường xuyên
Nhiều dự án chỉ đề cập đến rủi ro trong báo cáo khởi đầu hoặc hồ sơ mời thầu. Danh mục rủi ro sau đó ít được cập nhật trong quá trình triển khai.
Trong thực tế, rủi ro thay đổi theo từng giai đoạn. Giai đoạn chuẩn bị có thể tập trung vào pháp lý, quy hoạch và phương án đầu tư. Giai đoạn thi công xuất hiện thêm rủi ro về mặt bằng, thiết kế, nguồn cung, an toàn và năng lực nhà thầu.
Mỗi rủi ro quan trọng cần có tối thiểu:
- Mô tả sự kiện và nguyên nhân.
- Khả năng xảy ra.
- Mức độ ảnh hưởng.
- Biện pháp phòng ngừa.
- Phương án ứng phó.
- Người chịu trách nhiệm.
- Thời hạn xử lý.
- Trạng thái cập nhật.
Quản trị rủi ro chỉ có giá trị khi được liên kết trực tiếp với tiến độ, ngân sách và quá trình ra quyết định.
Khung pháp lý đang đặt ra yêu cầu quản lý cao hơn
Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2026. Cùng thời điểm, Nghị định số 206/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý chi phí đầu tư xây dựng cũng bắt đầu có hiệu lực. Các nội dung được điều chỉnh bao gồm tổng mức đầu tư, dự toán, giá gói thầu, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, định mức, giá và chỉ số giá xây dựng.
Bộ Xây dựng cũng đã công bố suất vốn đầu tư và giá xây dựng tổng hợp bộ phận kết cấu công trình năm 2025 để các tổ chức, cá nhân sử dụng làm cơ sở lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Những thay đổi này cho thấy quản lý dự án không thể chỉ dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Chủ đầu tư cần tổ chức hệ thống kiểm soát có dữ liệu, có tiêu chí và có khả năng chứng minh cơ sở của từng quyết định.
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án xây dựng
Chuẩn hóa quản trị ngay từ giai đoạn chuẩn bị
Trước khi triển khai, dự án cần xác định rõ mục tiêu đầu tư, phạm vi, tiêu chí thành công, ngân sách, mốc tiến độ, cơ cấu tổ chức và thẩm quyền ra quyết định.
Các giả định quan trọng phải được ghi nhận, thay vì mặc nhiên xem là điều chắc chắn. Ví dụ, thời điểm bàn giao mặt bằng, nguồn cung vật liệu, thời gian cấp phép và khả năng huy động vốn đều cần có phương án dự phòng.
Thiết lập một nguồn dữ liệu thống nhất
Dự án nên sử dụng một môi trường quản lý thông tin chung để lưu trữ và kiểm soát:
- Bản vẽ và tài liệu kỹ thuật.
- Yêu cầu làm rõ và phản hồi.
- Biên bản họp.
- Hồ sơ trình duyệt vật liệu.
- Chỉ dẫn thay đổi.
- Hồ sơ chất lượng.
- Báo cáo tiến độ và chi phí.
Hệ thống phải thể hiện rõ phiên bản, trạng thái, người xử lý và thời hạn phản hồi. Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi quy trình và trách nhiệm đã được xác định.
Tích hợp tiến độ, chi phí và thay đổi
Tiến độ, chi phí và phạm vi không nên được quản lý như ba hệ thống độc lập.
Mỗi thay đổi thiết kế cần được đánh giá đồng thời về:
- Lý do và mức độ cần thiết.
- Ảnh hưởng đến phạm vi.
- Ảnh hưởng đến tiến độ.
- Ảnh hưởng đến ngân sách.
- Rủi ro kỹ thuật và vận hành.
- Thẩm quyền phê duyệt.
Chỉ sau khi có đủ các thông tin này, chủ đầu tư mới nên đưa ra quyết định thực hiện.
Xây dựng cơ chế báo cáo phục vụ quyết định
Một báo cáo quản lý tốt không cần quá dài, nhưng phải trả lời được các câu hỏi:
- Dự án đang ở đâu so với kế hoạch?
- Vấn đề nào ảnh hưởng lớn nhất?
- Ngân sách hoàn thành dự kiến là bao nhiêu?
- Quyết định nào đang chờ chủ đầu tư?
- Ai chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý?
- Rủi ro nào có thể xảy ra trong kỳ tiếp theo?
Báo cáo nên sử dụng cùng một bộ tiêu chí qua các kỳ để nhận diện xu hướng thay vì chỉ phản ánh tình trạng tại một thời điểm.
Tăng cường kiểm soát độc lập
Đối với dự án có quy mô lớn, nhiều gói thầu hoặc yêu cầu kỹ thuật phức tạp, chủ đầu tư nên cân nhắc sử dụng đơn vị quản lý dự án hoặc tư vấn kiểm soát độc lập.
Đơn vị này không thay thế trách nhiệm của chủ đầu tư, nhưng hỗ trợ đánh giá khách quan về tiến độ, chi phí, chất lượng, hợp đồng và rủi ro. Qua đó, các vấn đề có thể được phát hiện trước khi chuyển thành chậm trễ hoặc tổn thất lớn.
Những sai lầm thường gặp
Một số sai lầm cần tránh trong quản lý dự án xây dựng gồm:
- Khởi công khi thiết kế, mặt bằng hoặc nguồn vốn chưa sẵn sàng.
- Lựa chọn nhà thầu chủ yếu theo giá mà chưa đánh giá đầy đủ năng lực thực hiện.
- Không xác định rõ phạm vi và trách nhiệm giữa các hợp đồng.
- Phê duyệt thay đổi mà chưa đánh giá tác động tổng thể.
- Chỉ kiểm tra tiến độ khi đã xuất hiện chậm trễ.
- Báo cáo nhiều số liệu nhưng không nêu vấn đề cần quyết định.
- Quản lý hồ sơ rời rạc, không kiểm soát phiên bản.
- Chỉ xử lý rủi ro sau khi sự kiện đã xảy ra.
- Chậm hoàn thiện hồ sơ thanh toán và quyết toán.
- Đánh giá dự án theo mức độ hoàn thành xây dựng mà chưa xem xét hiệu quả khai thác.
Checklist đánh giá nhanh tình trạng dự án
Chủ đầu tư có thể sử dụng các câu hỏi sau để đánh giá sơ bộ:
- Mục tiêu và phạm vi dự án đã được thống nhất bằng văn bản chưa?
- Tiến độ hiện tại có phản ánh đúng điều kiện thi công thực tế không?
- Các mốc thuộc đường găng đang do ai chịu trách nhiệm?
- Chi phí dự kiến hoàn thành đã được cập nhật trong kỳ gần nhất chưa?
- Các thay đổi đang chờ phê duyệt có được lượng hóa tác động không?
- Hồ sơ thiết kế và bản vẽ thi công có được kiểm soát phiên bản không?
- Danh mục rủi ro có người phụ trách và thời hạn xử lý không?
- Các lỗi chất lượng lặp lại đã được phân tích nguyên nhân chưa?
- Báo cáo có chỉ rõ quyết định cần chủ đầu tư xử lý không?
- Hồ sơ thanh toán, hoàn công và quyết toán có được chuẩn bị song song với thi công không?
Nếu nhiều câu trả lời là “chưa” hoặc “không rõ”, dự án cần được rà soát lại hệ thống quản lý thay vì chỉ yêu cầu các đơn vị tăng tốc thi công.
Kết luận
Tình trạng quản lý dự án xây dựng hiện nay cho thấy ba yêu cầu quan trọng.
Thứ nhất, dự án cần chuyển từ quản lý phản ứng sang dự báo và phòng ngừa. Thứ hai, tiến độ, chi phí, chất lượng, hợp đồng và rủi ro phải được kiểm soát trong một hệ thống thống nhất. Thứ ba, quyết định quản lý cần dựa trên dữ liệu có thể kiểm chứng, thay vì chỉ dựa vào báo cáo định tính hoặc kinh nghiệm cá nhân.
Trong bối cảnh quy mô đầu tư tăng, yêu cầu pháp lý thay đổi và dự án ngày càng phức tạp, năng lực quản lý sẽ là yếu tố trực tiếp quyết định hiệu quả sử dụng vốn, khả năng hoàn thành đúng mục tiêu và giá trị vận hành dài hạn của công trình.
XPMC đồng hành cùng chủ đầu tư trong việc đánh giá hiện trạng, thiết lập hệ thống kiểm soát và xây dựng lộ trình quản lý dự án phù hợp với quy mô, nguồn lực và mức độ rủi ro thực tế.